RODO – czym są dane osobowe
Dane osobowe, są to wszystkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Zaliczyć więc można do nich:
- imię i nazwisko,
- numer PESEL,
- nr dowodu osobistego,
- adres zamieszkania,
- dane teleadresowe (nr telefonu, adres mailowy),
- wizerunek,
- inne cechy fizyczne, fizjologiczne, kulturowe, społeczne lub ekonomiczne, pozwalające na identyfikację osoby
Wśród wielu informacji swoje miejsce mają także dane lokalizacyjne, co więc namierzanie pojazdów ma wspólnego z danymi osobowymi? Więcej niż mogłoby się wydawać; do każdego pojazdu we flocie można bowiem przydzielić konkretnego pracownika, a to natomiast otwiera potężne źródło informacji – o jego bieżącym położeniu, stylu prowadzenia pojazdu, nawykach i wielu innych.
O zarządzaniu tymi informacjami mówi rozporządzenie europejskie.
Ochrona danych osobowych kierowcy, a obowiązki prawne
Kwestia monitoringu flot samochodowych nie została bezpośrednio uwzględniona w zapisach rozporządzenia, jednak polski ustawodawca ustanowił nowe przepisy, dodane do kodeksu pracy w ramach zmienionej ustawy o ochronie danych osobowych z 10 maja 2018 r., precyzują jasno, kiedy oraz na jakich warunkach dopuszczalny jest monitoring pojazdów. Na podstawie artykułów 222 i 223 k.p. kształtują się relacje między GPS a RODO.
Otóż dopuszczają one możliwość stosowania monitoringu wyłącznie w dwóch celach:
- gdy jest to niezbędne do zaplanowania zajęć kierowców w sposób pozwalający na pełne wykorzystanie czasu ich pracy, np. przez kontrolę optymalnego doboru tras,
- lub w celu zapewnienia właściwego użytkowania przez kierowcę powierzonych mu narzędzi, co może mieć związek np. z realizowaną przez firmę polityką eco-divingu (artykuł szerzej mówiący o jeździe ekologicznej pojawi się w drugiej części serii)
Obowiązek informacyjny – czy kierowca musi wiedzieć o monitoringu?
Celowość stosowania monitoringu w pojazdach to jeden z obowiązków, istotna jest również polityka informacyjna. Kwestię tę przepisy precyzują jasno – o wprowadzeniu systemu GPS przedsiębiorca zobowiązany jest poinformować wszystkich pracowników nie później niż do dwóch tygodni przed jego uruchomieniem.
To jednak nie wszystko:
- pracodawca musi także w jasny i czytelny sposób oznaczyć monitorowane pojazdy,
- zobowiązany jest wyjaśnić, do kogo trafiają gromadzone dane
- jak długo będą przechowywane
- oraz zaznajomić pracowników z prawami, jakie przysługują im na gruncie RODO.
Gwarancję ochrony ich przestrzegania oraz dbałości o prywatność ma natomiast stanowić obowiązek wpisania zasad monitorowania pojazdów do regulaminu lub układu zbiorowego pracy. W przypadku przedsiębiorstw flotowych jego rolę może pełnić polityka flotowa.