Car fleet manager – dedykowane stanowisko kontra rozmyta odpowiedzialność
Decyzje o zakupie pojazdów najczęściej podejmuje właściciel firmy lub zarząd. Zarządzania flotą pojazdów często nie powierza się specjaliście, ale rozdziela kompetencje między różnymi działami. Przykładowo zgłaszaniem szkód ubezpieczycielom zajmuje się sekretariat, a rozliczaniem kart paliwowych księgowość. To powoduje, że flota firmowych samochodów nie zawsze jest wykorzystywana w sposób racjonalny. Jej utrzymanie kosztuje więcej, niż powinno, a dodatkowo odpowiedzialność za jej działanie jest rozmyta.
Car fleet manager to specjalista, który zajmuje się kompleksowo flotą pojazdów. Dzięki doświadczeniu i wiedzy potrafi nie tylko zoptymalizować nakłady finansowe przeznaczane na działanie floty, ale również wspomóc zarząd w podejmowaniu decyzji o jej rozbudowie.
Manager floty – obowiązki
Administrator floty (manager floty) to osoba oddelegowana do zajmowania się flotą pojazdów. Aby osoba zatrudniona na tym stanowisku sprawdziła się, musi ona mieć wiedzę nie tylko z zakresu motoryzacji. Przydają się także umiejętności zarządzania i analityczne oraz wiedza z dziedziny finansów. Wówczas car fleet manager może dobrze spełniać swoje obowiązki, do których należą:
- dbanie o stan techniczny pojazdów – fleet manager powinien pilnować terminów przeglądów technicznych pojazdów i współpracować z warsztatami samochodowymi, aby zapewnić sobie dostęp do pomocy fachowców w razie takiej konieczności,
- wybór polis ubezpieczeniowych – car fleet manager powinien na bieżąco zapoznawać się z ofertami ubezpieczycieli, aby wybierać najlepsze polisy dla firmowych pojazdów,
- rozliczanie kart paliwowych,
- organizowanie szkoleń dla kierowców – choćby wówczas, gdy firma zamierza wprowadzić monitoring GPS lub chce, aby kierowcy jeździli zgodnie z zasadami eco-drivingu,
- optymalizacja kosztów utrzymania floty pojazdów.
Car fleet manager może też współpracować z innymi działami, np. kadrami w zakresie układania grafików dla poszczególnych kierowców.
Ponieważ zarówno zakup, jak i leasing pojazdów jest kosztowny, manager floty powinien ściśle współpracować z właścicielem lub zarządem przedsiębiorstwa. Wiele firm dopuszcza zatrudnionego na tym stanowisku specjalistę do głosu, gdy mowa o wyborze pojazdów, które powiększą firmową flotę.
Fleet manager ułatwia sobie pracę, czyli nowoczesne systemy w firmie
Każdy fleet manager stara się ograniczyć koszty związane z zakupem paliwa. Aby jednak mógł wdrożyć plany oszczędnościowe, potrzebuje danych o tym, jak kierowcy aktualnie korzystają z pojazdów. Z tego względu administratorzy flot często wspomagają się w codziennej pracy nowoczesnymi narzędziami. Jednym z nich jest monitoring floty pojazdów GPS. System GPS dostarcza informacji o tym, jak jeżdżą kierowcy i jakie jest zużycie paliwa w poszczególnych pojazdach.
Namierzanie GPS to bardzo przydatne narzędzie z punktu widzenia każdego car fleet managera. Ponieważ dostarcza on danych o tym, jak jeżdżą kierowcy (umożliwia kontrolowanie tego, jak porusza się pojazd w czasie rzeczywistym), wprowadzanie zmian odbywa się w oparciu o twarde liczby, a nie jedynie doświadczenie specjalisty nabyte we wcześniejszych miejscach pracy.
Car fleet manager w Twojej firmie
Twoi pracownicy korzystają z firmowej floty, ale czujesz, że nie masz nad nią kontroli? Rachunki za paliwo rosną z miesiąca na miesiąc? Podejrzewasz, że niektórzy pracownicy korzystają z pojazdów nie tylko w celach zawodowych? Rozwiązaniem jest zatrudnienie car fleet managera. Dobry administrator floty szybko zorientuje się w sytuacji i wdroży rozwiązania, dzięki którym firma zaoszczędzi pieniądze.
Mimo że stworzenie nowego stanowiska pracy wiąże się z kosztami, to w dłuższej perspektywie zaoszczędzisz – firmowa flota będzie pod kontrolą, a rachunki za paliwo staną się niższe niż dotychczas. Dzięki ograniczeniu kosztów, Twoja firma będzie miała więcej pieniędzy na rozwój i z czasem stanie się bardziej konkurencyjna.
